BTS Assistant de Manager

Finalité 1 - Relations professionnelles internes et externes

L’assistant facilite la communication à tous les niveaux (interpersonnel, au sein des groupes de travail) et assure un rôle d’interface pour le(s) manager(s) pour le(s)quel(s) il travaille, dans des contextes multiculturels.

Collaborer avec le(s) manager(s)

• Instaurer et entretenir la relation avec le(s) manager(s)
• Recueillir des consignes de travail
• Rendre compte, informer, faire le point.

 

Contribuer à la cohésion des groupes

• Installer les conditions d'un climat de travail favorable
• Animer un travail collaboratif
• Gérer une réunion

 

Assurer l’interface entre le (ou les) manager(s) et l’environnement de travail (interne, externe, international)

• Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne, à l'externe, à l'international)
• Accueillir et informer en français et en langue étrangère
• Communiquer par écrit (à l'interne, à l'externe, en langue française et étrangère)
• Négocier en langue française et étrangère.

 

Finalité 2 - Information

L'assistant est vecteur de l’information entre son (ou ses) supérieur(s) hiérarchique(s), les membres de l’entité et les acteurs internes et externes en relation avec l’entité. Il produit, organise et diffuse l'information et gère les documents de l’entité afin d'en garantir l'intégrité et d'en faciliter l'accès.

 Rechercher l'information

• Évaluer les besoins d'information
• Mobiliser les méthodes de recherche d'information
• Assurer une veille informationnelle

 

Produire une information structurée

• Créer et modéliser un document
• Élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse

 

Gérer les documents de l’entité

• Procéder à l’acquisition numérique de documents
• Trier, classer et archiver les documents du service

 

Contribuer à la qualité du système d’information

• Optimiser la circulation de l'information
• Participer à l'évolution du système d'information
• Participer à la sécurité du système d'information

 

Finalité 3 - Aide à la décision

Dans certains domaines, l’assistant prépare et suit la prise de décision de son supérieur en effectuant un travail d’analyse, de proposition et de contrôle, dans le respect des contraintes, dans le contexte d’une entité ou d’un groupe de projet.

Identifier un problème ou un besoin

• Déceler un besoin ou un problème
• Définir les objectifs
• Identifier les contraintes et les opportunités

 

Proposer des solutions

• Rechercher des solutions
• Analyser les solutions
• Présenter les solutions

 

Assurer le suivi de la décision

• Définir un plan d'action
• Élaborer un tableau de bord
• Analyser les écarts
• Alerter et proposer des mesures correctives

 

Finalité 4 - Organisation de l'action

L’assistant contribue à l’amélioration de l’organisation et à l’efficacité des personnes notamment celle de ses supérieurs hiérarchiques immédiats. Sa contribution à la réduction des coûts administratifs se déroule dans un contexte de travail coopératif et d’une démarche qualité.

 

Seconder le(les) manager(s) dans ses (leurs) activités

• Préparer et suivre l’action du manager
• Tenir les agendas personnels et partagés
• Organiser les déplacements

 

Contribuer à l’amélioration de l'organisation de l'entité

• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs
• Participer à la coordination des activités des membres de l'entité
• Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication

 

Finalité 5 - Activités déléguées

L’assistant prend en charge des dossiers opérationnels qui lui sont confiés par le responsable.
Certains, de nature administrative, lui sont traditionnellement confiés et font partie du cœur du métier : gestion administrative des ressources humaines de l’entité, gestion des ressources matérielles, organisation de manifestations.

D'autres, plus spécialisés et correspondant à un élargissement des compétences de l’assistant, revêtent une dimension technique propre au domaine d'activité du service dans lequel l'assistant est affecté : suivi de clientèle, gestion des appels d’offres, dossier qualité, plan de communication.

 Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service

• Participer au processus de recrutement
• Préparer et suivre les formations
• Assurer le suivi des congés annuels
• Gérer les absences
• Participer à l'information sociale des membres du service
• Mettre à jour des données administratives du personnel

 

Gérer les ressources matérielles d'un service administratif

• Gérer les achats de petit matériel et de fournitures
• Aménager l'espace de travail
• Élaborer et suivre le budget de fonctionnement du service

 

Organiser un événement

• Assurer la logistique
• Assurer la communication
• Prévoir et gérer les coûts
• Évaluer les résultats

 

Prendre en charge un dossier spécialisé

• Collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité
• Mettre en œuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité
• Évaluer sa performance

 

6 - Langues

 Objectifs

• Compréhension des langues à l’écrit et à l’oral (exploiter des documents de nature diverse à caractère professionnel)
• L’expression écrite (s’exprimer par écrit de manière intelligible à un niveau acceptable de correction)
• L’expression orale (participer utilement à un dialogue conduit dans une perspective professionnelle)

 

 7 - Culture générale et expression

 Objectifs

Communiquer avec efficacité dans la vie courante et dans la vie professionnelle.

• Tirer parti des documents lus et de la réflexion menée
• Rendre compte d’une culture acquise
• Apprécier un message ou une situation
• Communiquer par écrit ou oralement
• Appréhender un message
• Réaliser un message

 

8 - Economie/Droit/Management

 L’enseignement de l’économie en BTS tertiaire prend appui sur les programmes d’économie des classes de première et de terminale.

Economie générale

Le programme, réparti sur l’ensemble des deux années, est organisé autour de six grands thèmes :

• La coordination des décisions économiques par l’échange
• La création de richesses et la croissance économique
• La répartition des richesses
• Le financement des activités économiques
• La politique économique dans un cadre européen
• La gouvernance de l’économie mondiale

 

Droit

Le programme est organisé autour de cinq grands thèmes couvrant l’ensemble des deux années de formation :

• L’individu au travail
• Les structures et les organisations
• Le contrat, support de l’activité de l’entreprise
• L’immatériel dans les relations économiques
• L’entreprise face au risque

 

Management

Le programme est organisé autour deux thèmes :

• Adapter la structure
• Mobiliser les ressources

 

 

• Faciliter la communication à tous les niveaux (interpersonnel et au sein des groupes de travail)
• Assurer un rôle d’interface pour l(e)s managers et l’environnement de travail (interne, externe et international) : information, accueil, organisation de réunions, négociation, compte rendus…)
• Rechercher et produire de l’information : veille informationnelle, création et production de documents, suivi de dossiers, capitalisation de l’information et gestion de la documentation
• Aider à la décision : identifier un problème ou un besoin, réfléchir et proposer des solutions, assurer le suivi de la décision.
• Organiser l’action : gestion d’agendas personnels et partagés, suivi de l’action des managers, organisation des déplacements, assistance à l’utilisation des technologies
• Prise en charge d’activités de gestion et de communication : gestion administrative des ressources humaines du service, gestion des services généraux (logistique et matériel… ), organisation d’évènements.

Les métiers sont très différents selon la taille de l'entreprise, le secteur d'activité ou le service que vous pourrez intégrer (RH, Communication, Marketing, Direction...).

A titre d'exemple, voici quelques métiers possibles :

• Asssitante de direction,
• Assistante administrative,
• Assistante administrative et des ventes,
• Assistante de communication,
• Assistante ressources humaines,
• Asssitante marketing
• ...

 

Avec un bon dossier ou une mention à l'examen, il est possible de poursuivre en licence professionnelle dans les secteurs du marketing, droit, administration publique, communication ou ressources humaines, école de commerce ou en école spécialisée via les admissions parallèles.

 

Témoignage d’Inès, apprenti en première année de BTS AM et en poste à la SNCF.

Pourquoi avez-vous souhaité faire des études supérieures en apprentissage ?

J’ai choisi de faire des études supérieures car j’estime que c’est important de continuer les études et d’approfondir un domaine. L’alternance est une manière de lier les cours (partie théorique) et le terrain incarné par le monde de l’entreprise.

Comment avez-vous trouvé votre employeur ? Quelles démarches avez-vous dû faire ?

J’ai trouvé mon employeur grâce à une connaissance qui a pu me trouver facilement un poste. Je n’ai eu aucune démarche à réaliser car j’ai eu la chance d’avoir une personne au sein de l’entreprise dans laquelle je suis aujourd’hui.

Quelles sont vos missions ?

Mes missions sont les suivantes :

• ranger les dossiers agents (formations, rendez-vous médicaux, RH etc...) ;
• m’occuper de tout ce qui est administratif au sein du service ;
• organiser des réunions ;
• effectuer des commandes ;
• mettre en place des documents de suivi pour les congés ;
• remplir dans un fichier les heures de dérangement des secteurs ( étant au service télécoms et informatique au sein de l’entreprise SNCF) ;
• mettre à jour chaque mois les lots de dérangements des secteurs.

Comment évoluez-vous au sein de votre entreprise/service ? Que vous apporte votre emploi ?

L’alternance m’apporte en quelque sorte une forme de maturité, car j’ai à faire à des adultes je dois me comporter en tant que tel c’est important de baigner dans le monde du travail pour connaître et savoir comment s’y prendre. En terme de compétence, je me dois d’être efficace, de répondre aux attentes de mon manager et d’être opérationnelle.

 Comment parvenez-vous à mener de front études et emploi ?

Ce n’est pas une difficulté, il faut simplement savoir gérer notre temps et s’organiser. C’est une très bonne expérience qui me servira plus tard.

Qu’envisagez-vous de faire au-delà de votre BTS ?

J’envisage de faire une licence Ressources humaines, ceci serait mon premier choix, mais je n’ai pas vraiment cherché autre chose pour le moment.

Propos recueillis en avril 2016

L'admission dans le BTS

Pré-requis :

Titulaire du baccalauréat, vous avez étudié deux langues vivantes, vous êtes organisé (e), rigoureux (se), dynamique, vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les NTIC.

Admission :

• dossier : candidater sur la candidature en ligne du CFA
• tests : français, orthographe, anglais et espagnol ou allemand,
• entretien de sélection avec le conseiller professionnel

Rythme d'alternance

 2 jours école / 3 jours entreprise

Lieu de formation

Centre de Ressources du CFA SACEF

5 Rue Cadet
75009 Paris
(Métro Cadet)